プライバシーポリシー

ドラフト

本文書は新規策定検討中の草案であり、現時点では正式に施行されていません。

前書

TECH☆TECH 先端メディア表現サークル（以下、本団体）は、会員および関係者の個人情報を適切に取り扱うため、本ポリシーを定めます。本ポリシーは、運営規約及びDiscordサーバールールの内容を補完するものです。

第1条 収集する情報

本団体は、会員に関して以下の情報を収集します。

1. 氏名
2. 学籍情報（学部・学科・学年）
3. Discordアカウント情報（ID、ニックネーム等）
4. 会費の納入状況
5. メールアドレス（連絡が必要な場合）

電話番号については、本団体として一律には収集しません。個々の連絡の必要に応じ、会員間で個別に交換されるものとし、本団体としての管理対象とはしません。

役員については、上記に加えメールアドレス・電話番号・住所を収集し、admin_vaultにて別途管理します（運営規約第4条第2項参照）。

第2条 保管方法

1. 一般会員の個人情報は、単一のスプレッドシートにまとめて保管します。
2. 当該スプレッドシートの閲覧権限は、代表のみに限定します。
3. 役員個人情報は、運営規約第4条第2項の定めに従い、共有データベース内admin_vaultの役員個人情報にて管理し、閲覧権限は代表のみに限定します。

本条は、令和8年9月時点の運用実態を記載したものです。保管場所・閲覧権限の範囲は今後の体制変更に応じて見直され、変更の都度、本ポリシーを更新するものとします。

要対応

旧TECH-TECH Docs（GROWI）の閉鎖に伴い、admin_vaultは現在移行先が存在しません。本ポリシー及び運営規約の実効性を確保するため、速やかに新しい保管場所を設定してください。

第3条 利用目的

収集した個人情報は、以下の目的にのみ利用します。

1. 会費の管理・徴収
2. 会員への連絡
3. 大学事務局へ提出する会計報告書・活動報告書の作成
4. その他、本団体の運営上必要な事務

第4条 第三者提供

本団体は、会員の個人情報を、法令に基づく場合や本人の同意がある場合を除き、第三者に提供しません。

第5条 退会時の取り扱い

会員が退会した場合、当該会員の個人情報は次の通り取り扱います。

1. 会計上の記録（会費納入履歴等）で法定・事務局提出上保持が必要なものは、必要な期間保持します
2. 上記以外の個人情報（連絡先等）は、退会後【要検討：例）1年】を目安に削除するよう努めます
3. 本人から削除を希望する申し出があった場合、前号の期間にかかわらず速やかに対応します

第6条 VC録音・AI文字起こしについて

1. 本団体のDiscordサーバーにおいて、VC（ボイスチャンネル）は必要に応じて録音し、AIによる文字起こしを行うことがあります。
2. VCに参加し、ミュートを解除した時点で、当該録音・文字起こしに同意したものとみなします。
3. 録音・文字起こしされた内容は、Discordサーバールールに定める「共同コンテンツ」として扱われます。
4. 同意したくない場合は、ミュートを解除せずに参加する、またはVCに参加しないことで、録音・文字起こしの対象から外れることができます。

第7条 プロフィール情報の取り扱い

Discordサーバー上のプロフィール情報（ニックネーム、アバター、自己紹介等）の取り扱いについては、Discordサーバールールの定めるところによります。

第8条 本ポリシーの改定

本ポリシーの改定は、運営規約第7条「意思決定・規約の取扱」に準じます。

第9条 施行

本ポリシーは、公開時に別途定める施行日より適用します。