備品管理規程

ドラフト

本文書は新規策定検討中の草案であり、現時点では正式に施行されていません。

前書

本団体は、団体予算で購入した備品等を適切に管理し、共用品・大学備品・個人所有物の区分を明確にするため、以下の通り規程を定めます。

第1条 備品の区分

本団体の活動に関わる物品は、以下の3種類に区分します。

1. 団体共用品：次のいずれかに該当し、実務上会員が共用しているもの
   1. 本団体の予算で購入したもの
   2. 会員またはその他の個人から本団体に寄贈されたもの
   3. 会員が自費で購入したものの、団体予算の使用や正式な書類の有無にかかわらず、実務上ほぼ専ら団体の共用物として使用されているもの
2. 大学備品：長岡造形大学が所有し、本団体が貸与を受けているもの
3. 個人所有物：会員個人が所有し、専らその会員自身が使用する目的で活動の場に持ち込んでいるもの

団体共用品のうち第1号3に該当するものは、第5条に定める棚卸しの機会に、購入者の同意を得た上で正式な団体備品として計上し、可能な範囲で経費精算を行うものとします。ただし、経費精算を行わない場合であっても、団体共用品としての扱いに変わりはありません。

第2条 備品台帳の整備

1. 会計は、団体共用品について台帳を整備し、品目・購入年月日・購入金額・保管場所を記録するものとします
2. 大学備品については、貸与元である大学側の管理番号等と紐づけて記録するものとします
3. 台帳は、事務局への提出書類とは別に、admin_vaultまたは会計が指定する場所で管理します

第3条 個人所有物の扱い

会員が個人所有物を部室等の共有スペースに持ち込む場合、団体共用品との混同を避けるため、可能な範囲で所有者が判別できるようにする（記名等）ことが望まれます。個人所有物の管理責任は、原則として所有者本人が負うものとします。

第4条 破損・紛失

団体共用品または大学備品が破損・紛失した場合、発見した会員は速やかに役員に報告するものとします。対応（修理、買い替え、大学への報告等）は代表が判断します。

第5条 棚卸し

会計は、年度ごとに団体共用品・大学備品の棚卸しを行い、台帳の内容を最新の状態に保つよう努めるものとします。

第6条 本規程の改定

本規程の改定は、運営規約第7条「意思決定・規約の取扱」に準じます。

第7条 施行

本規程は、公開時に別途定める施行日より適用します。